Mediendatei verwalten und veröffentlichen

Sobald Sie eine Mediendatei in die Zwischenablage gelegt haben, wird der Menüeintrag einfügen freigeschaltet.

Klicken Sie im Menü der rechten Maustaste den Eintrag einfügen.
Die Datei wird aus der Zwischenablage in dem ausgewählten Ordner abgelegt.

Mit dem Eintrag können Sie die Dokumente im ausgewählten Ordner veröffentlichen, d. h. die Dokumente werden für berechtigte Personen freigegeben. z. B. bei Baulasten werden diese an die Baulastenauskunft gesendet.

Im Dokument wird unter Eigenschaften die Option öffentlich auf Ja gesetzt.

Mit diesem Eintrag nehmen Sie die Veröffentlichung wieder zurück, d. h. die Dokumente sind nicht mehr „von außen“ einsehbar.

Im Dokument wird unter Eigenschaften die Option öffentlich auf Nein gesetzt.

Die Dokumente im ausgewählten Ordner werden in der Übersicht des Vorgangs bzw. Objekts bzw. Baulast aufgelistet, siehe Vorgang-Übersicht.

Im Dokument wird unter Eigenschaften die Option Auf Übersicht sichtbar: auf Ja gesetzt.

Klicken Sie den Menüeintrag in verknüpfte Elemente sichtbar, die Verknüpfungen anzuzeigen. Das heißt, Sie können z. B. in einem Nebenaktenzeichen (Vorgänge sind miteinander verknüpft, es gibt Haupt- und Nebenakte) alle verknüpften Medien sehen, OHNE in dieses Aktenzeichen wechseln zu müssen.
Diese Medien werden alle im Mediencenter im festen Ordner verknüpfte Elemente dargestellt.

Im Dokument wird unter Eigenschaften die Option Für verknüpfte Element sichtbar: auf Ja gesetzt.

Verknüpft sein können:

• Vorgänge mit Vorgängen (Haupt- und Nebenakten)

• Vorgänge mit Objekten

• Vorgänge mit Baulasten

Und man sieht in beiden Richtungen die Medien, die für verknüpfte Elemente frei gegeben wurden, d. h. die freigegeben Medien im Objekt sieht man im verknüpften Vorgang bzw. sieht man die im Vorgang freigegebenen Medien im verknüpften Objekt.

Kopieren: Klicken Sie den Menüeintrag kopieren, um die ausgewählte Datei in die Zwischenablage zu legen.

Einfügen: Klicken Sie den Menüeintrag einfügen, um die Datei aus der Zwischenablage in den Ordner einzufügen.

Öffnen: Klicken Sie den Menüeintrag öffnen, um die Datei zu öffnen.

Das Versenden von Medien an einen Vorgang ist nur möglich, wenn Sie Vollzugriff im jeweiligen Fachverfahren haben.

1. Klicken Sie dem Menüeintrag an Vorgang senden, um das/die ausgewählte(n) Dokument(e) an einen Vorgang zu senden.
   Es erscheint der Dialog „Aktenzeichen auswählen“.

2. Wählen Sie das Aktenzeichen des Vorgangs an den die Datei(en) gesendet werden soll(en).

3. Klicken Sie Übernehmen.
   Das/Die Dokument(e) werden an das ausgewählte Aktenzeichen gesendet.